”Hoi, hoe is het?” “Ja goed hoor, maar wel druk!” Herkenbaar? Is dat ook jouw standaard antwoord? Zo ja, neem dan ondanks het feit dat je het zo druk hebt, toch even tijd voor dit artikel. Want druk zijn is namelijk helemaal nergens voor nodig, je hebt tijd zat! Waar het écht om gaat is het stellen van de juiste prioriteiten.

Natuurlijk is het vandaag de dag helemaal niet moeilijk om je druk te maken. Het is zelfs zo dat je voor veel mensen heel succesvol lijkt, als je maar druk bent. Alleen schijn bedriegt…… Je bent namelijk helemaal niet per definitie succesvol wanneer je steeds maar achter de feiten aanrent, je bent gewoon simpelweg zwak in het stellen van prioriteiten. Snap je wat ik bedoel?

Iedereen heeft evenveel uren in een dag

Neem nou bijvoorbeeld Oprah Winfrey, of President Obama, of Minister-president Rutte, zij hebben precies evenveel uren in een dag als jij hoor! We hebben allemaal 24 uur , 1140 minuten of 86400 seconden per dag, zonder uitzondering. Waar het dus om gaat is dat je je vaak bezig houdt met zaken die eigenlijk helemaal niet zo belangrijk zijn. De zogenaamde ‘tijdvullers’, taken die je bezighouden maar je niet vooruit helpen.

Als je druk bent verspreid je je aandacht over talloze zaken, waardoor je vaak het gevoel hebt achter de feiten aan te lopen. Focus daarentegen, geeft je het gevoel zelf aan het roer te staan en helpt je uiteindelijk je doelen sneller en met minder moeite te bereiken. Stop dus met rennen en sta eens stil bij wat voor jou nou eigenlijk ECHT belangrijk is. Wat is jouw missie, wat zijn je doelen? Wat wil je bereiken of bijdragen aan de wereld?

Tijd besparen

Waar je veel tijd mee kunt besparen, is als je je wat minder laat meeslepen door de eindeloze stroom aan (social) media. Persoonlijk volg ik al sinds enige tijd het zogenaamde ‘informatiedieet”: ik probeer niet langer om al het nieuws te volgen. En vraag je jezelf ook wel eens af waarom je eigenlijk doet wat je doet? Draagt dat wezenlijk bij aan jouw doelen of doe je het omdat je het altijd gedaan hebt? Kan je geen goede reden bedenken? Ga dan alsjeblieft wat anders doen, dat bespaart je veel tijd en geeft meestal veel meer voldoening!

Ook het opsparen van gelijkwaardige taken kan je veel tijd besparen. Denk hierbij eens aan het beantwoorden van je email, het doen van aankopen, het verrichten van huishoudelijke taken, het afleggen van bezoekjes in dezelfde buurt, het koken voor meerdere dagen tegelijk, etc. Je zal al snel merken dat het heel efficiënt is om op deze manier te werken. Iedere taak vereist tenslotte zijn eigen mindset en door langer in dezelfde mindset te blijven, kom je sneller vooruit.

Wees ook duidelijker in je communicatie. Leer jezelf aan om meer to-the-point te zijn. Het is vaak helemaal niet nodig al die eindeloze vergaderingen, heen en weer gemail en al dat geapp. Als we allemaal gelijk wat duidelijker zijn in wat we willen, besparen we onszelf veel tijd en talloze vragen. Natuurlijk kan je ook de ander ook een handje helpen om meer to-the-point te komen door bijvoorbeeld te vragen: waar kan ik je mee helpen? Heldere communicatie voorkomt talloze misverstanden, ergernissen, fouten, doublures en ruzies.

Probeer jij ook alles wat je doet gelijk helemaal perfect te doen? Niet doen! Het werkt vaak veel effectiever om het eerst gewoon te doen, en daarna pas te werken aan de kwaliteit. Voor mij persoonlijk helpt dit bijvoorbeeld uitstekend bij het schrijven van mijn artikelen. Eerst schrijf ik een soort kladversie en zet ik gewoon op papier wat er in me opkomt. En pas in een later stadium besteed ik tijd en aandacht aan de juiste opmaak, spelling en zinsopbouw. Het hoeft echt niet gelijk perfect te zijn!

Meten is weten

En hou ook eens bij hoeveel tijd je eigenlijk kwijt bent met al je dagelijkse bezigheden, want: meten is weten! Een taak uitvoeren kost nou eenmaal tijd, ook de kleine klusjes. En wees daarbij bijzonder alert op het woordje ‘even’. ‘Even’ een stukje schrijven, of ‘even’ dit nog doen, is een teken dat je niet hebt nagedacht over hoeveel tijd de klus werkelijk kost. Je bespaart ook tijd als je de moeilijke en vervelende taken plant op tijdstippen dat je het meeste energie hebt. Als je moe bent, ben je minder geconcentreerd en kosten de dingen nou eenmaal meer tijd.

Hoe stel je prioriteiten

Maar hoe doe je dat dan, prioriteiten stellen? Dat is natuurlijk niet altijd even makkelijk te bepalen. Er zijn van die momenten dat alles haast lijkt te hebben en de dingen het liefst gisteren al af moesten zijn. Een hulpmiddel dat je dan kan helpen in zo’n geval is de volgende: Stel jezelf bij iedere actie, verzoek of taak die op je afkomt de volgende vraag: Moet ik dit nu doen? De truc bestaat eruit dat je jezelf deze vraag vijf keer stelt en daarbij de klemtoon steeds op een ander woord legt.

LET OP: Beantwoord je de eerste (of een volgende) vraag met nee, dan hoef je de overige vragen niet meer te beantwoorden. Je kunt dan de taak naast je neerleggen of aan een ander overlaten.

1. Moet ik dit nu doen? Hiermee bepaal je de urgentie van de taak. Is het echt nodig dat het gedaan wordt?
2. Moet ik dit nu doen? Ben jij de beste persoon om dit te doen? Of kan iemand anders het misschien beter doen, omdat hij/zij meer tijd heeft of wellicht meer kwaliteiten heeft voor die specifieke klus? Kun je de taak delegeren?
3. Moet ik dit nu doen? Of is er misschien ook een andere oplossing mogelijk? Wellicht is die andere oplossing wel veel effectiever?
4. Moet ik dit nu doen? Welke prioriteit heeft de taak dat het nu moet? Wat zou er gebeuren als je het later zou doen of misschien wel helemaal niet? Veel taken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn. Kan het een weekje wachten?
5. Moet ik dit nu doen? Is het een uit te voeren actie? Of is het informatie? Moet er überhaupt wat gedaan worden? Waarin ligt de oplossing, in het handelen of juist in het niets doen?

Helpen bovenstaande tips je niet voldoende of heb je behoefte aan een persoonlijk gesprek? Neem dan contact op en maak een afspraak voor een vrijblijvende kennismakingswandeling.

Inspiratie

Wil je vaker bericht van mij ontvangen met tips voor een lichter, leuker en eenvoudiger leven? Volg mij dan op Facebook en/of Instagram of laat je inspireren door de blogartikelen op mijn website. Deze blogs gaan regelmatig samen op met de lessen die ik zelf leer. Ik geef je graag een inkijkje in mijn leven ter inspiratie voor jou, en deel tips en inzichten ❤️.

“Bezig zijn is niet het doel; je doelen bereiken wel!”

Laten we samen kijken hoe ik je verder kan helpen; zet vandaag die eerste stap!